Importations

Les fonctions d'importations permettent la récupération de documents externes. Elles complètent le menu Ouvrir de CONSOMédia 2000 qui récupère des documents individuels (au format RTF, HTML ou TXT).

I - Importation de documents CONSOMédia V. 1
II - Importation de documents RTF ou HTML
III - Importation de Mise à jour CONSOMédia 2000

I - Importation de documents CONSOMédia V. 1

Cette commande permet aux utilisateurs qui disposent de la version CONSOMédia v. 1 de récupérer les éventuels documents personnels intégrés à l'ancienne base. Après sélection de la table, le contenu d'un document originel est consultable par simple clic sur la ligne concernée. Un double-clic déclenche la création d'un nouveau document dans CONSOMédia 2000 avec intégration des données de l'article choisi.

II - Importation de documents RTF ou HTML

Cette fonction permet d'intégrer rapidement de nombreux documents existants, en plusieurs étapes :

1 - Sélection des documents à intégrer

Note : la majorité des traitements de textes permettent la sauvegarde de vos textes dans le format RTF (Rich Text File) que CONSOMédia 2000 sera capable d'intégrer en conservant les caractéristiques essentielles de mises en forme. Certains traitements de textes permettent aussi de convertir automatiquement un ensemble de document (voir par exemple l'assistant CONVERT7.WIZ de Microsoft Word 95, l'assistant CONVERT8.WIZ de Microsoft Word 98 , ou encore la commande 'Fichier/ Nouveau/Autres documents/Assistant conversion de Microsoft Word 2000).

Sélectionnez le répertoire d'origine et les documents concernés

2 - Définir les propriétés de base de chaque document

Pour pouvoir être intégré, chaque document doit posséder un titre. Vous pouvez indiquer librement un titre pour chaque document, mais aussi demander à l'utilitaire d'utiliser soit le nom du fichier, soit la première ligne contenue dans le document pour affecter automatiquement un titre à toute la base.

De plus, un document doit être affecté à une table donnée. Sélectionner la table de chaque document dans la liste déroulante : la première de ces sélections vous propose d'affecter tous les documents à la table sélectionnée.
Avant de lancer l'intégration, pensez si nécessaire à indiquer une source.

Les documents dont le nom de fichier n'est pas vert ne sont pas intégrables par absence de titre ou de tables.

Valider l'intégration par 'OK'

III - Importation de Mise à jour CONSOMédia 2000

Cette fonction permet d'intégrer automatiquement des fichiers de données mises à jour.
Ces fichiers (dont l'extension est MC2) peuvent provenir :
- d'une mise à jour par Internet
- de documents précedemment exportés à l'aide du menu FICHIER... EXPORTER VERS FICHIER DE MISE A JOUR

Les fichiers de mises à jour permettent :
- de créer de nouveaux documents
- de modifier des documents existants
- de détruire des documents existants

Etape 1 : Présentation des données du fichier de mises à jour.
A cette étape, il est possible de 'détruire' certains documents pour ne pas les prendre en compte lors de l'importation, par double-clic sur la ligne du document concerné: si le document était marqué pour destruction (Action D), la destruction de la ligne correspondante n'entraînera pas sa destruction automatique, et s'il était marqué pour incorporation (Action vide) il ne sera ni créé ni mis à jour.
De plus, l'utilisateur peut choisir :
- une intégration sans contrôle (automatisation de l'étape 2)
- le report dans la sélection des documents mis à jours: ce report permet plus aisément de manipuler ultérieurement les nouveaux documents, par exemple si l'on souhaite leur appliquer la génération automatique de liens.

Etape 2 : Contrôle de la mise à jour et processus de décision.

Seuls les documents dont les références sont en vert peuvent être intégrés sans difficulté: pour les autres, CONSOMédia 2000 détecte des conflits avec les données existantes dans la base, et propose des solutions pour chaque cas concerné (le bouton "Solution' de chaque article indique la nature du problèmes et des propositions) :

(*) Traitement appliqué par défaut lors d'un intégration sans contrôle

Une fois tous les problèmes résolus, l'intégration peut commencer